فصل اول- كليات

  1. هدف:

هدف از تدوین این دستورالعمل، تشریح نحوه انتخاب، شرایط و فعالیت کمیسیونهای مختلف انجمن سازندگان تجهیزات صنعت نفت ایران به منظور دستیابی به مشارکت حداکثری اعضاء انجمن در فعالیتهای مختلف انجمن و همکاری و همفکری اعضاء در پیشبرد سیاستهای انجمن در جهت حفظ و صیانت از منافع اعضاء انجمن و ارتقاء جایگاه فعالان صنعت نفت در کشور می باشد. پیاده سازی الگوی مدیریت مشارکتی و نهادینه کردن فرهنگ کارگروهی و خرد جمعی در سطح اعضاء انجمن  از دیگر اهداف این دستورالعمل می باشد.

 

  1. دامنه کاربرد:

کلیه مفاد این دستورالعمل در کلیه کمیسیونها و کمیته های انجمن سازندگان تجهیزات صنعت نفت ایران نافذ و جاری می باشد.

 

  1. تعاریف:
  • هیأت رئیسه: جمعی است متشکل از ۲ نفر شامل یک نفر رئیس و یک نایب رئیس که یکی از این دو نفر حتماً می بایست عضو هیأت مدیره باشد.

هر کمیسیون یک نفر را بعنوان دبیر انتخاب می نماید.

  • کمیسیون: جمعی است متشکل از حداقل ۷ نفر

کمیسیونهای انجمن سازندگان تجهیزات صنعت نفت ایران به منظور تدوین عملیات اجرایی و اجرای مصوبات هيأت مدیره، ارایه پیشنهادات مختلف در حوزه تخصصی کمیسیون و ارائه مشاوره و راهنمایی به  منظور كمك به فرآيند تصميم سازي بنا به تشخیص هيأت مدیره انجمن تشکیل گردیده اند.

هر کمیسیون از تعدادی کمیته فرعی و تخصصی تشکیل شده است که جهت انجام هرچه بهتر مصوبات هيأت مدیره موارد مقتضی را جهت اجراء به کمیته های مربوطه خود ارجاع می نماید.

  • كميته: جمعي است متشكل از حداقل ۵ نفر كه بصورت دائمي/مقطعی مسئوليت بررسی و پيگيري مصوبات كميسيون را در زمينه تخصصي مربوطه را عهده دار می باشند که هر کمیته فقط یک رئیس بمدت یک سال بر اساس انتخابات داخلی و تصویب آن در کمیسیون مربوطه داشته باشد.

 

 

 

  1. فصل دوم- فرآيند ها، نقشها و روشها

۴-۱-  شرایط و ضوابط انتخاب شوندگان:

۴-۱-۱- هر فرد متقاضی عضویت در کمیسیونهای مختلف انجمن می تواند حداکثر در ۲ کمیسیون عضو شود.

۴-۱-۲- هر فرد متقاضی عضویت در کمیته های مختلف می تواند حداکثر در ۲ کمیته عضو شود.

(توضیح ۱: به عنوان مثال در صورتیکه فردی عضو ۲ کمیسیون باشد می تواند فقط عضو ۲ کمیته زیر مجموعه همان دو کمیسیون و عضو حداکثر یک کمیته دیگر خارج از دو کمیسیون باشد.)

(توضیح ۲: شرایط فوق مشمول اعضاء هیات مدیره نیز می باشد.)

۴-۱-۳- متقاضیان عضویت در کمیسیونهای انجمن سازندگان تجهیزات صنعت نفت ایران می بایست الزاما عضو انجمن و یا کارشناسان تمام وقت و یا پاره وقت انجمن بوده و در موضوع کمیسیون دارای سوابق تجربی و تخصصی مورد نیاز و همچنین دارای علاقه و روحیه انجام کارگروهی باشند.

 

تبصره: کمیسیونها می توانند بنا به ضرورت و در جهت تقویت کمیسیونها و کمیته های زیر مجموعه از سازمانها و شرکتهای غیرعضو در قالب اعضاء افتخاری عضو بپذیرند .

 

۴-۲-نحوه انتخاب اعضاي کمیسیونها و کمیته های زير مجموعه:

۴-۲-۱- اعضاء هر کمیسیون بر حسب علاقه و تخصص خود به فعالیت در هر کمیسیون  پس از ثبت نام (طی اطلاعیه ای که در فراخوانها جهت کلیه اعضاء ارسال می شود)  با توجه به تخصص و توانایی و مهارت در زمینه تخصصی کمیسیون از بین ثبت نام کنندگان توسط اعضاي هر كميسيون انتخاب می شوند. نحوه انتخاب توسط كميسيون  به صورت شورایی و با رای اکثریت اعضاء كميسيون بصورت مخفی می باشد.

۴-۲-۲- یک نفر عضو هيأت مدیره در هر کمیسیون بر حسب علاقه و تخصص از بین اعضاء هیات مدیره و توسط رای اکثریت اعضاء هیات مدیره بعنوان رئیس  و يا  نایب رئيس کمیسیون بنا به رأی اعضای کمیسیون  انتخاب می شود که موظف است حداکثر پس از ۱۰ روز از تاریخ انتخاب، نتیجه انتخابات داخلی کمیسیون شامل انتخاب رئیس و نایب رئیس کمیسیون  خود را  مطابق نتايج آراي كميسيون به هيأت مديره، معرفی کند.

تبصره۱: در هر کمیسیون فقط یک نفر از اعضای هر شرکت میتواند حضور داشته باشد.

تبصره ۲: هر درخواست جدید عضویت در کمیسیون، توسط روسای کمیسیونها و نماینده دبیرخانه بررسی و بر اساس توانمندی و تخصص فرد به کمیسیون مرتبط معرفی و هدایت می شوند. پس از حضور در اولین جلسه کمیسیون بر حسب علاقمندی و نظر کمیسیون به کمیته تخصصی زیرمجموعه جذب شده و پس از فعالیت در ۳ جلسه کمیته، در صورت اخذ رأی موافق و احراز توانمندی جهت عضویت دائمی به کمیسیون معرفی می شود تا مجددا رأی گیری صورت گیرد.

تبصره۳: برای کلیه اعضای کمیسیونها حکم عضویت صادر شده و در سوابق شرکت متبوع آنها درج می گردد.

 

۴-۳- مدت زمان عضویت در کمیسیونها:

 

اعضاء کمیسیونها و کمیته های مربوطه به مدت سه سال بعنوان عضو در تركيب اعضاي كميسيونها وكميته ها باقي خواهند ماند و لغو عضويت ايشان در صورت استعفاء و يا عدم حضور در اكثر جلسات ( بيش از حدود تعريف شده) با نظر كليه اعضاي كميسيون صورت خواهد گرفت و پس از لغو عضويت، اعضاي كميسيون موظف به دعوت و تكميل تركيب كميسيون و يا كميته مربوطه از طریق فراخوانی از سوی دبیرخانه انجمن مي باشند. همچنین اعتبار نتایج انتخابات داخلی کمیسیونها یکساله (سال عملیاتی انجمن) بوده و ادامه فعالیت اعضای منتخب کمیسیون منوط به رای گیری مجدد و ابقاء آنان از سوی سایر اعضای کمیسیون می باشد.

 

۴-۴- شرایط انفصال از عضویت در کمیسیونها و کمیته ها:

 

  • درخواست عضو کمیسیون و موافقت اعضای کمیسیون.
  • بررسی گزارش عملکردکمیسیون و عدم شرکت عضو کمیسیون یا کمیته در ۴ جلسه متوالی و یا ۶ جلسه غیر متوالی درسال به دلائل غیرموجه که تشخیص موجه بودن بر عهده اکثریت آراء (نصف+یک) کمیسیون یا کمیته مربوطه می باشد.
  • بررسی گزارش عملکرد کمیسیون و عدم مشارکت عضو در تهیه دستور جلسات، اظهار نظر در خصوص دستور جلسات، تصویب مصوبات و ارائه پیشنهادات، پیگیری و اجرای مصوبات و حضور غیر فعال.
  • شرایط انفصال عضویت در انجمن بر اساس قوانین و شرایط اساسنامه انجمن.

تبصره: هر فرد تا زمانی می تواند عضو کمیسیون باشد که در یکی از شرکتهای زیر مجموعه مشغول به فعالیت باشد و در صورت عدم معرفي نماينده جديد از سوي شركت عضو، ادامه همكاري فرد قبلي در کمیسیون منوط به تصميم كميسيون مي باشد كه مي تواند بصورت مشاور و بدون حق رأي در كميسيون حضور يابد.

 

۴-۵- نحوه رأی گیری و اخذ تصمیم در کمیسیونها و کمیته ها:

 

– هر جلسه کمیسیون و یا کمیته تخصصی با حضور نصف به علاوه يك اعضای کمیسیون و یا کمیته رسمیت می یابد.

– مصوبات هر کمیسیون یا کمیته با رای اکثریت ( نصف + ۱) مورد تصویب قرار گرفته و جهت اجرایی شدن و اخذ مصوبه در مورد کمیسیون  به هيأت مدیره و در مورد کمیته به کمیسیون مربوطه ارجاع می گردند.

– اعضاء در حیطه عمل و مسئولیتهای مشخص شده در این دستورالعمل مجاز به تصمیم گیری بوده و در خارج از این موارد مطابق سایر دستورالعملها و روشهای اجرایی انجمن سازندگان تجهیزات صنعت نفت ایران عمل خواهد شد.

تبصره: در صورت عدم احراز حد نصاب نسبی ( نصف + ۱) جلسه کمیسیون یا کمیته رسمی نبوده و حضور دبیر کمیسیون الزامی نمی باشد.

۴-۶- شرح مسئولیتها و وظایف عمومی کمیسیونها  و کمیته های زیر مجموعه:

 

۴-۶-۱- کلیه کمیسیونها برای اجرای برنامه های عملیاتی سالیانه (مصوب هيأت مدیره) در مواردی که نیاز به مصوبه هيأت مدیره داشته و یا طبق اساسنامه در صلاحیت تصمیم گیری در حوزه هیات مدیره  باشد می توانند پیشنهاد خود را جهت اخذ مصوبه به هيأت مدیره اعلام نموده و هيأت مدیره موظف است حتی المقدور در اولین جلسه و حداکثر در دومین جلسه خود موضوع را بررسی و نتیجه آنرا به کمیسیون مربوطه جهت انجام اقدامات بعدی ارجاع نماید.

 

۴-۶-۲- مشاوره در مورد تصمیمات خاص هيأت مدیره، شرکت در جلسات هيأت مدیره بدون حق رای، پیشنهاد در مورد تغییر تصمیمات اخذ شده در هيأت مدیره و اجرای اقداماتی که در شرح وظایف کمیسیون تخصصی مربوطه البته با توجه به موارد ذکر شده در بند ۲ از دیگر وظایف و مسئولیتهای کمیسیونهای مختلف می باشند که طی برگزاری جلسات و با کمک و مساعدت کمیته های مربوطه به انجام می رسانند.

 

۴-۶-۳- تغییر در شرح وظایف و مسئولیتهای هر کمیسیون (کاهش یا افزایش اختیارات) و یا انحلال و یا ایجاد هر کمیسیون تخصصی منحصرا در اختیار هيأت مدیره انجمن بوده و هيأت مدیره انجمن می تواند بخشی از اختیارات خودرا به کمیسیونی خاص تفویض نماید.

 

۴-۶-۴- در پایان هر دوره ۳ ماهه هر کمیسیون موظف به ارائه گزارش از شرح فعالیتها و مصوبات و عملیات اجرایی خود و میزان دستیابی به اهداف خود به هيأت مدیره انجمن می باشد که مسئولیت پیگیری و تایید گزارش با رئیس هر کمیسیون می باشد.

۴-۶-۵- حداقل جلسات ماهیانه کمیسیونها ۲ جلسه  می باشد.

۴-۶-۶- هر گونه تغییر در این دستورالعمل نیاز به مصوبه هيأت مدیره داشته و بدون اجماع (رای مثبت اکثریت اعضاء هيأت مدیره) قابل تغییر نخواهد بود.

(هر گونه تفسیر این دستورالعمل منحصرا توسط هیات مدیره با مشورت کمیسیون راهبردی انجام خواهد شد.)

 

گزارشات ارائه شده  بایستی شامل:

  • تعداد کل جلسات کمیسیون
  • تعداد جلسات برگزار شده در هر دوره
  • میزان حضور اعضای کمیسیون
  • تعداد مصوبات هر دوره (و تناظر آن با برنامه عملیاتی سالیانه)
  • شرح مختصر مصوبات هر دوره
  • درصد مصوبات انجام شده ومتوقف مانده
  • علل توقف مصوبات
  • تعداد ارجاع مصوبات (جهت مطالعه وارائه نظر کارشناسی) از سوی هيأت مدیره به تفکیک ارجاع به کمیسیون
  • درصد پاسخگوئی به ارجاعات هيأت مدیره به تفکیک ارائه نتایج از سوی کمیسیون
  • جمع بندی گزارشات دوره ای و ارائه آن به دبیر انجمن جهت تکمیل گزارش عملکرد هيأت مدیره

ـ   پیمایش اثربخشی اعضای کمیسیون

 

۴-۷- موارد منع اقدامات کمیسیونها :

هیچیک از کمیسیونها نمی توانند بدون مصوبه هيأت مدیره انجمن در موارد زیر رأساً عمل نمایند:

الف) عقد قرارداد و یا مصوبه و هر نوع تفاهم با موسسات دولتی و خصوصی و یا مراجع بین المللی خصوصی یا دولتی.

ب) واریز وجوه و یا تعهد پرداخت به کلیه موسسات دولتی و خصوصی داخلی و خارجی.

ج) مکاتبه مستقیم در موارد اختلافی با اعضاء انجمن و قبول تعهد ویا عملی در خصوص انجام عملیات اجرایی خاص یک عضو انجمن.

د ) هر گونه مکاتبه و مذاکره مستقیم با نهادها، سازمان ها ، ادارات و مجریان و … ( اعم ازحقیقی و حقوقی توسط کمیسیون یا احدی از آحاد اکیداً ممنوع می باشد.)

هـ) برگزاری جشنواره ها و یا همایشها و یا دعوت جهت بازدید بدون مصوبه هيأت مدیره.

و) ارتباط با رسانه ها و ارسال هرگونه اعلامیه، مقاله در قالب مصاحبه، سخنرانی و اطلاعیه.

 

 

 

 

۵- شرح وظایف:

۵-۱-شرح وظایف رئیس کمیسیون:

 

  • جذب، حفظ، ترغیب و نظارت بر اعضای کمیسیون
  • تعیین زمان برگزاری جلسات
  • تعیین دستور جلسات (به همراه زمانبندی مربوطه به بررسی هر دستور جلسه) مطابق برنامه عملیاتی مصوب هيأت مدیره و یا پیشنهادات ارائه شده از سوی کمیته و دبیرخانه
  • معرفی نماینده و یا شرکت در جلسات دیگر کمیسیونها یا هيأت مدیره به نمایندگی از اعضای کمیسیون به منظور انتقال نقطه نظرات کمیسیون
  • برنامه ریزی (اولویت بندی) و پیگیری مصوبات ارجاع شده هيأت مدیره به کمیسیون جهت بررسی واجرا
  • انتقال نظرات و خط مشی هيأت مدیره به اعضای کمیسیون
  • تعیین ترکیب اعضای کمیسیون پس از انجام رای گیری های داخلی کمیسیون، ظرف حداکثر یک ماه پس از انتصاب خود به ریاست کمیسیون از طریق دبیرخانه و  اطلاع رسانی به هيأت مدیره
  • نظارت بر تهیه برنامه های دوره ای کمیسیون جهت ارائه به دبیرخانه و هيأت مدیره

۱۰- نظارت  بر تهیه گزارشات دوره ای عملکرد کمیسیون جهت ارائه به هيأت مدیره

۱۱- نظارت بر گزارش حضور و غیاب اعضای کمیسیون و کمیته های زیر مجموعه

۱۲- دعوت از نمایندگان سایر کمیسیونها و یا مدیران دبیر خانه جهت ارائه نقطه نظرات

۱۳- دعوت از کارشناسان بیرونی در حوزه های مختلف به منظور ارائه مشاوره

۱۴- تعیین توزیع نسخ صورتجلسات

 

۵-۲- شرح وظایف نایب رئیس کمیسیون:

 

  • انجام وظایف رئیس کمیسیون در صورت عدم حضور و یا صلاحدید وی بر عهده نایب رئیس کمیسیون خواهد بود.
  • وظیفه پیگیری و بررسی های مصوبات کمیسیون که بر عهده کمیته های زیر مجموعه گذاشته شده است و ارائه گزارش از وضعیت انجام و یا عدم انجام مصوبات به کمیسیون.
  • هماهنگی با کمیته های زیر مجموعه کمیسیون جهت تهیه مستندات مرتبط با دستور جلسات جهت ارائه در جلسات کمیسیون.
  • پیگیری دریافت گزارش عملکرد کمیته های زیر مجموعه بصورت دوره ای جهت تهیه گزارش جامع عملکرد کمیسیون.
  • نظارت بر درج اخبار مصوبات و اقدامات کمیسیون در صفحه مربوطه در سایت انجمن و فضای مجازی
  • پیگیری امور محوله از طرف رئیس کمیسیون.

۵ -۳- شرح وظایف دبیر کمیسیونها

هر کمیسیون از میان اعضاء یک نفر را بعنوان دبیر انتخاب خواهد کرد.

گزارشات هر کمیسیون توسط دبیر کتبا به دبیر انجمن در ارتباط با کمیسیونها تسلیم خواهد شد.

هماهنگی امور کمیته ها به عهده دبیر کمیسیون می باشد.

 

۵ -۴- شرح وظایف دبیر انجمن در ارتباط با کمیسیونها:

  • مسئولیت ابلاغ مصوبات هيأت مدیره در خصوص کمیسیونها و مسئولیتهای جاری محوله به هر یک از آنان
  • مسئولیت اختصاص یک نفر از پرسنل دبیر خانه به هر کمیسیون جهت تعامل دبیرخانه با کمیسیونها
  • ارجاع مکاتبات بین کمیسیون های مختلف
  • اطلاع رسانی نتایج انتخابات و ترکیب اعضاء کمیسیون ها (دریافتی از رئیس کمیسیون ها) به هیات مدیره

 

۵-۴- شرح وظایف دبیر مشترک کمیسیون ها:

 

  • پیگیری دریافت مستندات مربوطه به دستور جلسات و ارسال مستندات مربوط به مصوبات کمیسیون برای اعضای کمیسیون و یا دبیر خانه
  • تهیه گزارش حضور و غیاب اعضای کمیسیون و کمیته های زیر مجموعه در جلسات هر دوره
    (سه ماهه)
  • پیگیری درج اخبار مصوبات و اقدامات کمیسیون در صفحه مربوطه در سایت انجمن
  • توزیع نسخ صورتجلسات کمیسیون
  • ثبت و ضبط و بایگانی و نگهداری اصولی مصوبات کمیسیون در دبیر خانه.
  • هماهنگی جهت برگزاری جلسات کمیسیونها (تهیه پیش نویس دستورجلسات کمیسیونها بر اساس برنامه عملیاتی مصوب هیأت مدیره و اخذ تاییدیه و اطلاع رسانی آن و حصول اطمینان از دریافت موارد ارسالی)
  • تهیه تقویم سه ماهه برگزاری جلسات کمیسیونها و اطلاع رسانی آن پس از تایید روسا
  • انعکاس گزارشات پیشرفت و توقف مصوبات کمیسیونها با ذکر علت
  • گزارش فعالیت اعضای کمیسیونها بصورت شش ماهه
  • تهیه پیش نویس گزارش عملکرد کمیسیونها
  • نظارت بر برگزاری کمیسیونها بر اساس آئین نامه عمومی کمیسیونها
  • هماهنگی برگزاری جلسات مشترک فصلی کمیسیونها با یکدیگر و هیأت مدیره

 

 

۵-۵- شرح وظایف رئيس کمیته ها (مقطعی و دائمی):

  • تعیین زمان برگزاری جلسات
  • تعیین دستور جلسات (به همراه زمانبندی مربوطه به بررسی هر دستور جلسه) مطابق مصوبات ارجاع شده از سوی کمیسیون
  • گزارش اقدامات اعضای کمیته در خصوص ماموریت های محوله از سوی کمیسیون، بعنوان ورودی هر جلسه کمیسیون (به همراه ارائه مستندات مربوطه)
  • تهیه گزارشات دوره ای عملکرد کمیته جهت ارائه به کمیسیون
  • تهیه گزارش حضور و غیاب اعضای کمیته

 

۶- نظارت بر كميسيونها:

 

  • مسئوليت نظارت بر عملكرد كميسيونها و ارائه گزارشات تجميعي دوره اي كميسيونها برعهده نائب رئيس هيأت مديره مي باشد.
  • مسئوليت نظارت بر گزارش تطبيقي كميسيونها با برنامه عملياتي ساليانه پس از جمع بندي نهايي توسط دبیر بر عهده نائب رئيس هيأت مديره مي باشد.

 

۷-تعامل كميسيونها با يكديگر:

  • مکاتبات کمیسیونها (وکمیته های زیر مجموعه) با سایر کمیسیونها از طریق روسای کمیسیونها بوده و از طریق دبیر انجمن به کمیسیونهای مربوطه ارجاع می گردد.
  • لازم الاجرا شدن برخی از مصوبات کمیسیونها که پیگیری و اجرای آنها بایستی از طریق تعدادی از کمیسیونها ویا همه کمیسیونها صورت پذیرد، از طریق مصوبه هيأت مدیره و ارجاع آن از طریق دبیر انجمن خواهد بود.
  • در مواردي كه كار به ۲ يا تعداد بيشتري از كميسيونها ارجاع مي شود مي بايست يك كميسيون كه ارتباط موضوعي بيشتري دارد به عنوان كميسيون اصلي انتخاب شده و ساير كميسيونها به عنوان كميسيون فرعي در آن موضوع خواهند بود و مي بايست نظرات كارشناسي و مصوبات كميسيونهاي فرعي توسط دبیر مشترک کمیسیونها جهت جمع بندي نهايي به كميسيون اصلي ارجاع گردد.
  • در راستای افزایش سطح تعامل کمیسیونها با یکدیگر، در هر دوره حداکثر ۶ ماهه نائب رئیس هيأت مدیره کمیسیونها را به جلسات ادواری دعوت می نمایند و در آن جلسات کمیسیونها خلاصه عملکرد کمیسیون مربوطه را به همراه موانع موجود و زمینه های همکاری بین کمیسیونی را معرفی می نمایند.

مراجع:

  • اساسنامه انجمن سازندگان تجهیزات صنعت نفت ایران

 

این آئين نامه در مورخه ۲۷/۰۳/۱۳۹۸ مورد تصویب کامل و اجماع کلیه اعضاء هيأت مدیره انجمن سازندگان تجهیزات صنعت نفت ایران قرار گرفته است و از تاریخ تصویب لازم الاجرا می باشد.

امضاء اعضاء هيأت مدیره:

ویرایش ششم

 

۲۷/۰۳/۱۳۹۸